Digitale und nachhaltige Unterstützung
BVUK. Highlights
BVUK. Termintool
Der Beratungsprozess der BVUK. beinhaltet neben Vortragselementen auch individuelle Einzelberatungen. Beides muss transparent geplant werden. Die Mitarbeiter der Unternehmen können via Link (verteilt über QR-Code oder per E-Mail) auf eine Seite zugreifen, auf der speziell für sie eine Terminauswahl vorbereitet ist. Hier können sie sich für den jeweiligen Termin anmelden.
Selbstverständlich wird umgehend eine Nachricht versandt, die den gerade gebuchten Termin bestätigt. Auch eine Abmeldeoption ist enthalten, wenn der gebuchte Termin doch nicht wahrgenommen werden kann. Sämtliche Termininhalte und persönlichen Daten werden ausschließlich datenschutzkonform verschlüsselt übertragen.
Mittels nachfolgendem Button kann ein beispielhaftes TerminTool angesehen werden:
BVUK. Connector
Mit dem auf SAP-HR spezialisierten Partner HR-COM hat die BVUK. eine SAP-Schnittstelle entwickelt, mit deren Hilfe Daten zum Einpflegen und zur Verwaltung von Versorgungen ausgetauscht werden. Dabei erfolgt zu keiner Zeit ein Direktzugriff von SAP auf BVUK. Daten oder von der BVUK. auf SAP-Daten. Alle Elemente verbleiben im direkten Administrationszugriff des jeweiligen Unternehmens. In einer Online-Sitzung wird das Customizing durchgeführt. Hier werden die Eckdaten der Versorgung hinterlegt und die jeweils genutzten Maßnahmen und Abwesenheiten mit der Schnittstelle verknüpft. Nach diesem Customizing und der Einrichtung des automatisierten Datenaustauschs werden dem Datenschema entsprechende Listen sowie weitere Dateien datenschutzkonform ausgetauscht. Die Steuerung erfolgt über Meldungsläufe, die je nach Anlass des Datenaustauschs definiert sind.- PRECHECK: Die BVUK. sendet Daten, die gegen die Stammdaten in SAP geprüft werden.
- PRECHECKRE: Die BVUK. erhält die geprüften Daten zurück.
- BOOKINGS und BOOKINGSAEM: Die BVUK. sendet Daten zum Einpflegen bzw. zur Änderung von Versorgungen. Die Versorgungen werden im System gemäß dem Customizing angelegt bzw. geändert.
- CHANGES: Versorgungen sind im Zeitablauf aus unterschiedlichen Gründen Änderungen unterworfen (z.B. Wegfall Lohnfortzahlung, Elternzeit). Die relevanten unterschiedlichen Gründe werden anhand der Maßnahmen bzw. Abwesenheiten geprüft. Als Ergebnis erhält die BVUK. eine Liste der für diese Abrechnungsperiode relevanten Änderungen.
Darstellung Nettoaufwand
Die Darstellung der betrieblichen Altersversorgung auf der Entgeltabrechnung ist oftmals unübersichtlich. Die versorgten Personen haben daher häufig Rückfragen, was die tatsächliche Nettobelastung angeht.
Zur Lösung kann ein Tool für SAP abgerufen werden, mit dem die individuelle Nettobelastung jeder versicherten Person einfach und übersichtlich auf dem Entgeltnachweis nachvollziehbar ist. Das geschieht im Hintergrund durch eine programmierte Ergänzung des Abrechnungsschemas.
Das Tool kann als DIY-Anleitung oder mit Dienstleistung durch den Entwickler HR-COM abgerufen werden.
Digitale Unterschrift – EDOCBOX
Für den Beratungsprozess zur Durchführung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) nutzt die BVUK. ein fortschrittliches Online-Beratungs-Tool für ein transparentes, einfaches und effizientes Beratungs- und Umsetzungsverfahren. Das ermöglicht eine medienbruchfreie, sichere und datenschutzkonforme elektronische Verarbeitung der im Rahmen der bAV-Einzelberatung erhobenen Daten. Es handelt sich um eine optionale elektronische Dokumentensignatur als weiteren Baustein, der eine deutliche Beschleunigung und Vereinfachung der üblicherweise manuellen Prozesse bewirkt. Hierbei kommt eine allgemein erprobte und branchenweit anerkannte Software des Partners nepatec GmbH zum Einsatz. Die eDocBox eSignatur implementiert eine fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) gemäß den strengen gesetzlichen Vorgaben. Das komplexe Verschlüsselungsverfahren ist auf Rechtssicherheit ausgelegt. mehr lesen
Bereitgestellte Dokumente
Die von der BVUK. erzeugten Beratungs- und Versorgungsdokumente sind arbeitsrechtlich geprüft und werden von der BVUK. archiviert. Sie können aus dem BVUK.System auch exportiert und den Unternehmen datenschutzkonform zur Ablage in der Personalakte bereitgestellt werden.
Dokumentmanagementsysteme erlauben auch die automatisierte Ablage nach entsprechender Einrichtung. Die von der BVUK. bereit gestellten Dokumente können je nach Anforderung in jeder der drei Sicherheitsstufen von pdf-A erzeugt werden. Es ist dabei unerheblich, ob diese Dateien direkt bei der Projektumsetzung oder auch zeitversetzt nach Einführung einer elektronischen Personalakte geliefert werden.
Weitere Elemente der Digitalisierung in Beratung und Betreuung
Datenaustausch
Standard: TLS-Verbindung
Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung muss der Datenaustausch von schützenswerten Daten datenschutzkonform erfolgen. Der einfachste Standard ist der Einsatz von TLS. TLS (Transport Layer Security) ist ein Verschlüsselungsprotokoll, welches zur Absicherung der Übertragung von Daten im Internet eingeführt wurde. Es soll den Diebstahl und Missbrauch von Daten verhindern, die bei der Datenkommunikation ausgetauscht werden. Einfach gesagt wird die Domain des Unternehmens bei BVUK. eingetragen und die BVUK.Domain beim Unternehmen. Dann können Daten per Mail versandt werden. Die Kommunikation erfolgt dann verschlüsselt („forced TLS“). Für die Vorbereitung stellt BVUK.ein Formular zur Verfügung.
aktuelles Formular
BVUK.sFTP Datenaustauschplattform
Bei der BVUK.sFTP Plattform handelt es sich um einen geschützten Server, mit dem Dateien datenschutzkonform ausgetauscht werden. Von BVUK. können dort für Unternehmen individuelle Zugriffe eingerichtet werden. Der Vorteil besteht darin, dass Verwaltungsmitarbeiter in Unternehmen oftmals über keine Berechtigung verfügen, Apps oder Software-Elemente zu installieren. Die BVUK.sFTP-Plattform ist dagegen über den Browser erreichbar und dennoch sicher.
Nach Anmeldung mit Login und Passwort kann man Daten abholen (Download), eigene Dateien hochstellen (Upload) oder Dateien löschen. Es wird empfohlen, abgeholte Dateien auf der Plattform zu löschen. Wenn Daten eingestellt werden ist das Gegenüber als Empfänger mittels E-Mail zu informieren.
Bei Nutzung von Namenskonventionen kann diese Informations-E-Mail an BVUK. unterbleiben. Für Änderungsmeldungen muss der Name der Datei mit „toAEM_“ beginnen. Weitere automatisierte Namenskonventionen sind geplant.
Grundsätzlich liegen die Dateien 20 Tage auf der BVUK.sFTP-Plattform. Nach dem Ablauf von 20 Tagen werden die Dateien von der Plattform gelöscht.
BVUK.Securelink
Wenn keine standardisierte Einrichtung von TLS oder sFTP (s.o.) eingerichtet ist, versendet BVUK. für den datenschutzkonformen Austausch per E-Mail verschlüsselte Links. Die mit dem Link abrufbaren Dateien liegen auf der BVUK.sFTP Plattform. Der Download kann mit Eingabe eines Passwortes erfolgen, das die BVUK.Mitarbeiter den Empfängern mitgeteilt haben oder mitteilen. Die Dateien liegen dort 20 Tage zum Abruf bereit. Nach dem Ablauf von 20 Tagen werden die Dateien von der Plattform gelöscht.
Änderungsmanagement
Einzelmeldungen
Grundsätzlich ist die betriebliche Altersversorgung über den Arbeitgeber organisiert. (Bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen ist er Versicherungsnehmer, bei Versorgungen über die Unterstützungskasse Trägerunternehmen.) Ihm obliegt daher die Freigabe der Änderungen.
Bei Systemänderungen genügt die Freigabe durch den Arbeitgeber. Beispiele sind Namens-, Adressänderungen, Wegfall Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Elternzeit, konzerninterner Wechsel, Austritt.
Bei Änderungen auf Veranlassung des Arbeitnehmers (Stilllegung aus persönlichen Gründen, Beitragsänderung) ist bei Entgeltumwandlungen zusätzlich die Freigabe durch den Arbeitnehmer erforderlich.
aktuelles Formular
Sammelmeldungen
Selbstverständlich können Systemänderungen auch als Liste mit mehreren Änderungen gemeldet werden.
aktuelles Muster
Möglichkeiten der Freigabe
Die Freigabe kann erfolgen
- durch Unterschrift auf einem Formular (Einzelmeldung oder Einzelmeldung mit angehängter Änderungsliste)
- durch digitale Signatur auf einem Formular (Einzelmeldung oder Einzelmeldung mit angehängter Änderungsliste)
- durch Versand von einer ermächtigten E-Mail-Adresse.